Politique de confidentialité

(article 3.2 de la Loi sur la protection des renseigne­ments personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P -39.1 et Règlement sur les incidents de confidentialité, RLRQ. c. P -39.1, r. 3,1)

PRÉAMBULE

La Fédération des producteurs d’œufs du Québec (ci-après : Fédération) est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient. Les renseignements personnels sont confidentiels, sauf dans la mesure prévue par la législation. Toute personne qui, dans le cadre de ses fonctions, a accès à un renseignement personnel détenu par la Fédération doit prendre les moyens nécessaires pour en assurer la protection et la confidentialité. La présente politique constitue un énoncé des principes et des lignes directrices concernant la protection des renseignements personnels des individus qui sont nos producteurs, nos partenaires et nos fournisseurs de services ; elle détermine les mesures à prendre pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé, dans de tels cas, et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent.

CONSENTEMENT

En fournissant des renseignements personnels à la Fédération, vous convenez qu’elle peut recueillir, utiliser ou communiquer ces renseignements personnels conformément à la présente politique et tel qu’autorisé ou requis par la loi. Sous réserve des exigences législatives et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à l’égard de certaines des fins déterminées en tout temps en communiquant avec la Fédération. Si vous refusez ou retirez votre consentement, il se peut que nous soyons dans l’impossibilité de vous fournir ou de continuer de vous fournir certains services ou renseignements qui pourraient vous être utiles. La Fédération obtiendra les consentements nécessaires si elle entend recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels concernant un individu, y compris lorsqu’elle souhaite le faire à des fins autres que celles pour lesquelles le consentement a d’abord été donné, sauf dans la mesure prévue par la législation.

1. OBJECTIF ET CADRE NORMATIF

La présente politique s’applique, sous réserve de la législation applicable, à la collecte, à la conservation, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels détenus par la Fédération. La présente politique précise également les démarches à effectuer lorsque la Fédération a des motifs raisonnables de croire que s’est produit un incident de confidentialité, impliquant un renseignement personnel qu’elle détient, ou si un tel incident est avéré, et ce, conformément à la Loi sur la protection des renseigne­ments personnels dans le secteur privé, RLRQ, c. P -39.1 et le Règlement sur les incidents de confidentialité RLRQ, c. P-39,1, r. 3,1.

2. DÉFINITIONS

Les définitions à considérer pour l’application de la présente politique, pouvant être complétées par tout autre règlement, politique, directive ou procédure y faisant référence sont les suivantes :

Incident de confidentialité : accès, utilisation, communication d’un renseignement personnel non autorisé par la loi, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.

En voici quelques exemples :

• Un membre du personnel consulte des renseignements personnels non nécessaires à l’exercice de ses fonctions ;

• Un pirate informatique s’infiltre dans un système ;
• Une personne utilise des renseignements personnels d’une base de données à laquelle il a accès dans le cadre de ses fonctions dans le but d’usurper l’identité d’une personne ;

• Une communication est effectuée par erreur à la mauvaise personne ;
• Une personne perd ou se fait voler des documents contenant des renseignements personnels ;
• Une personne s’immisce dans une banque de données contenant des renseignements personnels afin de les altérer.

Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier. Le nom d’une personne, pris isolément, n’est pas un renseignement personnel. Cependant, lorsque ce nom est associé ou jumelé à un autre renseignement visant cette même personne, il devient alors un renseignement personnel.

Voici des exemples de renseignement personnel :

• Le nom d’une personne et sa date de naissance ;

• Numéro d’assurance sociale ;

• Numéro de carte de crédit ou de compte bancaire ;

• Numéro d’assurance maladie ou de permis de conduire ;

• Renseignement de nature médicale ou financière ;

• Le nom d’une personne et son numéro de téléphone personnel ;

• Le nom d’une personne et son adresse de

Renseignement personnel sensible : un renseignement personnel est considéré comme sensible lorsque, par sa nature, notamment financière ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de respect de la vie privée.

Il peut s’agir, par exemple, de renseignements médicaux, biométriques, génétiques ou financiers, ou de renseignements sur l’origine ethnique, la conviction politique, la vie ou l’orientation sexuelle, les convictions religieuses.

3. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Fédération recueille des renseignements personnels afin, notamment, d’appliquer ses règlements ainsi que les conventions de mise en marché auxquelles elle est partie et de fournir des services aux producteurs qu’elle représente.

4. COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels ne sont utilisés que par les membres du personnel de la Fédération ou ses sous-traitants, le cas échéant, pour qui cela est requis par l’exercice de leurs fonctions ou l’accomplissement de leurs tâches. La Fédération ne divulgue pas à des tiers les renseignements personnels qu’elle détient, sauf dans la mesure prévue par la législation ou si la personne y consent, le cas échéant.

5. PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Fédération met en place des mesures de sécurité appropriées et raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés par la loi. Seuls les membres du personnel qui doivent absolument avoir accès aux renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions sont autorisés à y accéder.

Les personnes membres du personnel de la Fédération ou qui travaillent en son nom doivent, notamment :

– Faire des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels ;

– Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux de la Fédération ;

et

– Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à l’autre.

6. SIGNALEMENT D’UN INCIDENT DE CONFIDENTIALITÉ

Toute personne à laquelle la Fédération communique des renseignements personnels (collègues, fournisseurs, partenaires, experts incluant les sous-traitants) doit effectuer un signalement lorsqu’elle a un motif raisonnable de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel détenu par la Fédération. Pour ce faire, ce signalement doit être effectué sans délai à la personne responsable de la protection des renseignements personnels.

Le membre de la Fédération ou le membre du personnel qui a un motif raisonnable de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel détenu par la Fédération doit aussi aviser son supérieur hiérarchique ou la personne responsable de la protection des renseignements personnels sans délai.

7. PERSONNE RESPONSABLE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS (PRP) : RÔLES ET RESPONSABILITÉS

La personne responsable de la protection des renseignements personnels (ci-après : PRP) pour la Fédération est Madame Manon Fortier. Elle peut être rejointe aux coordonnées suivantes :

• Courriel : [email protected]
• Téléphone : 450-679-0540, poste 8455

Son rôle est notamment de :

• Contribuer à la mise en place du processus de gestion des incidents de sécurité de l’information ;

• Tenir à jour le registre des incidents de sécurité de l’information ayant pu mettre en péril la sécurité de l’information, de documenter ces incidents et d’en tenir informé le Directeur général adjoint et Secrétaire ;

• Contribuer aux analyses de risques de sécurité de l’information afin d’identifier les menaces et les situations de vulnérabilité et de mettre en place les solutions appropriées.

En cas d’incident de confidentialité, la PRP prend en charge le traitement de l’incident et s’associe avec toute autre personne utile selon la nature de l’incident.

À ce titre, la PRP :

• Évalue le risque qu’un préjudice soit causé et en détermine le degré de sévérité. Lors de cette évaluation, sont considérées notamment la sensibilité du renseignement concerné, les conséquences appréhendées de son utilisation et la probabilité qu’il soit utilisé à des fins préjudiciables.

• Avise, avec diligence, la personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident, lorsqu’il présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, sauf lorsque cela serait susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois. Cet avis doit contenir les renseignements suivants :

1. 1. Une description des renseignements personnels visés par l’incident ou, si cette information n’est pas connue, la raison justifiant l’impossibilité de fournir une telle description ;
   2. Une brève description des circonstances de l’incident ;
   3. La date ou la période où l’incident a eu lieu ou, si cette dernière n’est pas connue, une approximation de cette période ;
   4. Une brève description des mesures que la Fédération a prises ou entend prendre à la suite de la survenance de l’incident, afin de diminuer les risques qu’un préjudice soit causé ;
   5. Les mesures que la Fédération suggère à la personne concernée de prendre afin de diminuer le risque qu’un préjudice lui soit causé ou afin d’atténuer un tel préjudice ;
   6. Les coordonnées permettant à la personne concernée de se renseigner davantage relativement à l’incident.

• Avise, le cas échéant, toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer le risque, en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin, sans le consentement de la personne concernée.

• Avise, avec diligence et par écrit, la Commission d’accès à l’information de l’incident de confidentialité lorsqu’il présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé. L’avis doit contenir les renseignements suivants :

1. 1. Le nom de la Fédération et le numéro d’entreprise du Québec qui lui est attribué en vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises ;
   2. Le nom et les coordonnées de la personne à contacter au sein de la Fédération relativement à l’incident ;
   3. Une description des renseignements personnels visés par l’incident ou, si cette information n’est pas connue, la raison justifiant l’impossibilité de fournir une telle description ;
   4. Une brève description des circonstances de l’incident et, si elle est connue, sa cause ;
   5. La date ou la période où l’incident a eu lieu ou, si cette dernière n’est pas connue, une approximation de cette période ;
   6. La date ou la période au cours de laquelle la Fédération a pris connaissance de l’incident ;
   7. Le nombre de personnes concernées par l’incident et, parmi celles-ci, le nombre de personnes qui résident au Québec ou, s’ils ne sont pas connus, une approximation de ces nombres ;
   8. Une description des éléments qui amènent la Fédération à conclure qu’il existe un risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes concernées, telles que la sensibilité des renseignements personnels concernés, les utilisations malveillantes possibles de ces renseignements, les conséquences appréhendées de leur utilisation et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables ;
   9. Les mesures que la Fédération a prises ou entend prendre afin d’aviser les personnes dont un renseignement personnel est concerné par l’incident, de même que la date où les personnes ont été avisées ou le délai d’exécution envisagé ;
   10. Les mesures que la Fédération a prises ou entend prendre à la suite de la survenance de l’incident, notamment celles visant à diminuer les risques qu’un préjudice soit causé ou à atténuer un tel préjudice et celles visant à éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent, de même que le délai où les mesures ont été prises ou le délai d’exécution envisagé ;
   11. Le cas échéant, une mention précisant qu’une personne ou un organisme situé à l’extérieur du Québec et exerçant des responsabilités semblables à celles de la Commission d’accès à l’information à l’égard de la surveillance de la protection des renseignements personnels a été avisé de l’incident.

• Avise, avec diligence et par écrit, la Commission d’accès à l’information de tout renseignement qui devait être inclus dans un avis d’incident de confidentialité et dont la Fédération a pris connaissance après la transmission de cet avis, le cas échéant.

• Avise, avec diligence, les assureurs de la Fédération, le cas échéant.

• Inscris l’incident de confidentialité dans le registre prévu à cet effet.
• Sur demande de la Commission d’accès à l’information, transmets une copie de ce registre.

8. REGISTRE DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

La Fédération doit tenir un registre des incidents de confidentialité.

Les renseignements contenus au registre doivent être tenus à jour et conservés pendant la plus longue des deux périodes ci-après : pendant une période minimale de cinq ans après la date à laquelle la Fédération a pris connaissance de l’incident.

9. MODIFICATION À LA POLITIQUE

La Fédération se réserve le droit de modifier ou de compléter la présente politique en tout temps. Si des modifications sont apportées, la Fédération les affichera sur son site internet et y publiera la politique modifiée.

10. ENTRÉE EN VIGUEUR

La présente procédure entre en vigueur le 22 septembre 2023.